Contoh Laporan Praktek Kerja Industri (Prakerin)

LAPORAN

PRAKTEK KERJA INDUSTRI

(PRAKERIN)

TENTANG :

SISTEM KEARSIPAN DI

PT DIAMOND RAYA TIMBER

 

DISUSUN OLEH :

Yahdi lirohman                     XII Adm 2

SMK NEGERI 1 PEKANBARU

Tahun Ajaran 2011/2012

Kata Pengantar

Dengan mengucap syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunianya sehingga kami dapat menyelesaikan laporan hasil pelaksanaan praktek kerja industri (prakerin).

Penyusunan laporan praktek kerja industri ini adalah salah satu syarat untuk mengikuti ujian akhir sekolah (UAS) dan ujian akhir nasional (UAN) tahun diklat 2011-2012, dan laporan ini juga sebagai bukti bahwa kami (penulis) telah melaksanakan dan menyelesaikan praktek kerja industri di PT.DIAMOND RAYA TIMBER.

Laporan ini dapat dibuat dan diselesaikan dengan adanya bantuan dari pihak pembimbing materi maupun teknis, oleh karena itu saya banyak mengucapkan terima kasih kepada :

1. Ibu Fuji Arti, selaku pembimbing dari SMKN 1 Pekanbaru

2. Ibu Desi Anggraini dan Bapak Amal Kaya Siagian, selaku pembimbing dari PT. DIAMOND RAYA TIMBER.

3. Dan kepada semua pihak yang telah membantu proses penyusunan laporan ini sehingga dapat selesai dengan baik.

Semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak sebagai bahan pembelajaran yang efektif. Kami selaku penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan laporan ini, untuk itu kami senantiasa menerima kritik dan saran yg bersifat membangun sehingga terdapat penyempurnaan untuk dimasa yang akan datang.

                                                                                                            Pekanbaru, 15 Oktober 2011

                                                                                                                        Penyusun

DAFTAR ISI

Kata pengantar

Daftar isi

I.                   Tata persuratan

a.   Jenis-jenis surat

b.    Azas tata persuratan

c.    Sistem

1.    Sistem

2.    Peralatan dan perlengkapan

II.                Kearsipan

a.   Jenis-jenis arsip

b.    Asas kearsipan

c.    Sistem

1.    Sistem

2.    Peralatan dan perlengkapan

d.    Prosedur

1.    Penyimpanan

2.    Peminjaman

3.    Pemeliharaan

Kesimpulan

Penutup

I.                   TATA PERSURATAN

Untuk memproses dokumen-dokumen kantor dengan baik diperlukan pengetahuan atas jenis surat yang dikelola, sistem pengurusan arsip, asas-asas yang digunakan, prosedur surat menyurat, sistem arsip, perlengkapan dan alat yang digunakan serta prosedur penyimpanan arsip.

Adapun proses-proses pengelolaan dokumen di PT. DIAMOND RAYA TIMBER adalah sebagai berikut:

A.    JENIS-JENIS SURAT YANG DIKELOLA

                                   

Surat- surat yang dikelola di PT. DIAMOND RAYA TIMBER biasanya surat-surat yang bersifat :

1.      Surat dinas pribadi

Yaitu surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada suatu instansi atau perusahaan

Adapun jenis surat dinas yang paling banyak diterima di perusahaan ini adalah :

a.       Surat lamaran pekerjaan.

b.      Surat izin cuti / sakit dan lain sebagainya.

2.      Surat dinas swasta

Yaitu surat yang dibuat oleh perusahaan atau sebuah instansi yang dikirimkan untuk karyawannya atau relasi (perusahaan lain) yang terkait.

Contoh:  surat undangan

3.      Surat dinas pemerintah

Yaitu surat yang berisi masalah-masalah administrasi pemerintah yang di buat oleh pemerintah

Contoh : Surat keputusan mentri kehutanan.

4.      Surat niaga

Yaitu surat mengenai masalah perdagangan yang dibuat oleh perusahaan untuk dikirim kepada langanan-langganan nya.

Contoh : surat pesanan barang

B.     Asas-Asas Tata Persuratan

Asas tata persuratan yang ada di PT.DIAMOND RAYA TIMBER adalah sebagai berikut :

1.      Asas Keamanan

 Surat  harus tertutup, sehingga kerahasiaan isinya tetap terjaga. Pejabat dan pengelola surat tidak dibenarkan memberikan informasi tentang isi surat kepada yang tidak berkepentingan.

2.              Asas Pertanggungjawaban (Akuntabilitas)

 Surat harus dapat dipertanggungjawabkan, oleh penandatangan surat baik darisegi isi, format maupun prosedurnya.

3.      Asas Keterkaitan

 Surat  pada dasarnya memiliki keterkaitan dengan tata kearsipan dan administrasi perkantoran pada umumnya.

4.      Asas Pelayanan Prima

Surat  harus dapat diselesaikan cepat, jelas, aman, ekonomis, tidak berbelit-belit,dan tepat waktu guna mendukung kelancaran penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.

5.      Asas Efisiensi

Surat  harus menggambarkan rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau out put dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakanatau input;

6.      Asas Efektif 

Surat  harus menggambarkan pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara berdayaguna dan berhasilguna.

C.    Sistem pengelolaan surat

1.      System

Sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang terjadi di PT.DIAMOND RAYA TIMBER masih menggunakan system pola lama yang masih menggunakan buku agenda sebagai media pencatatan suratnya. Buku agenda yang digunakan disini adalah buku agenda kembar.

Jadi pengertian system agenda adalah pengurusan surat masuk dan surat keluar dimana pencatatan atau registrasi dicatatkan kedalam buku agenda.

2.      Alat dan perlengkapan

Alat dan perlengkapan yang digunakan di dalam instansi ini adalah :

1.      Buku agenda kembar : buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar pada masing-masing buku yang berbeda.

2.      Buku ekspedisi : buku yang digunakan untuk mencatat surat keluar yang diantar langsung oleh pesuruh kepada perusahaan lain, baik langsung maupun dengan menggunakan perantara.

3.      Stempel agenda : cap yang dibubuhkan pada setiap surat masuk.

4.      Lembar disposisi : lembar yang digunakan pipmpinan untuk menuliskan disposisi/tanggapan terhadap surat masuk atau surat yang diterima.

ii.                Kearsipan

A.    Jenis-jenis arsip

Jenis jenis arsip yang tedapat di PT.DRT adalah :

·         Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam  perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

·         Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, aan atau penyelenggaraan aamlnlstrasl perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

B.     Asas –asas kearsipan

Menurut hasil pengamatan selama kami melaksanakan praktek kerja industry di PT. DIAMOND RAYA TIMBER, asas kearsipan yang digunakan disini adalah ASAS DESENTRALISASI TERKENDALI, yaitu di dalam semua unit kerja yang ada, mulai dari tingkat manager hingga tingkat staf dapat melaksanakan pengelolaannya sendiri, namun pengendaliannya secara terpusat.

C.    Sistem pengurusan arsip

1.      System

Di PT. DIAMOND RAYA TIMBER filling system yang digunakan adalah Filling system tanggal. Yaitu system penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pada hari ke, bulan dan tahun ( tanggal ) yang tertera pada arsip/ warkatnya. Penggunaan system ini dikarenakan di PT. DIAMOND RAYA TIMBER banyak menyimpan warkat/ arsip surat berupa laporan-laporan yang bersifat berkelanjutan, seperti Laporan Bulanan TPTI, dll.

Tapi, dalam penyimpanannya, surat-surat tersebut dikelompokkan ke dalam kelompok masalahnya masing-masing yang terdapat di Odner, seperti halnya dengan Filling system subjek ( isi pokok surat )

2.      Peralatan dan perlengkapan

Peralatan dan perlengkapan yang di gunakan dalam instansi ini adalah :

a.       Lemari arsip

Yaitu lemari yang digunakan untuk tempat penyimpanan arsip.

b.      Rak arsip

Yaitu lemari tanpa pintu tempat penyimpanan arsip. Arsip disusun secara lateral.

c.       Map arsip

Yaitu lipatan tebal yang digunakan untuk menyimpan arsip

d.      Guide

Kertas yang digunakan sebagai pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide yang dibutuhkan dalam 1 tahun hanya 1, jadi untuk jangka waktu 5 tahun hanya membutuhkan guide sebanyak 5 lembar saja

e.       Odner

Map besar untuk menyimpan arsip yang didalamnya terdapat besi penjepit arsip.

Odner yang digunakan adalah sesuai dengan banyaknya hal-hal pokok dalam surat.

f.       Stepler

Yaitu alat yang digunakan untuk menyatukan arsip.

g.      Perforator

Yaitu alat yang digunakan untuk melubangi kertas.

h.      Alat  sortir

Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang ditrima.

Alat yang diuakandisini adalah meja kerja.

i.        Tricker file

Yaitu alat semacam kotak yang terbuat dari besi untuk menyimpan arsip yang berbentuk kartu

j.        Label

Alat yang digunakan untuk memberikan judul pada map, odner maupun pada folder.

D.    Prosedur surat menyurat

1.      Prosedur surat masuk

Untuk prosedur surat masuk di PT. DIAMOND RAYA TIMBER adalah sebagai berikut :

a.       Resepsionist menerima surat masuk kemudian memaraf tanda terima pada buku ekspedisi ekstern pengirim. Kemudian menyerahkan surat kepada perusahaan yang dituju yang tertera pada alamat surat tersebut.

b.      Oleh sekertaris perusahaan surat di sortir sesuai dengan sifat suratnya, untuk surat yang bersifat rahasia tidak dibuka sedangkan untuk surat biasa dibuka dan di bubuhi dengan stempel agenda.

c.       Mencatat surat tersebut kedalam buku agenda surat masuk serta mengisi kolom agenda nomor pada stempel agenda.

d.      Tugas selanjutnya adalah melampiri surat tersebut dengan lembar disposisi dan megisi lembar disposisi tersebut kecuali bagian instruksi/informasi dan diteruskan kepada.

e.       Menyerahkan surat beserta lembar disposisinya kepada pimpinan perusahaan.

f.       Tugas pimpinan selanjutnya adalah membaca dan memahami isi dari surat tersebut untuk kemudian memberikan disposisi atau tanggapan. Dan selanjutnya surat yang telah diberi disposisi diserahkan kepada pelaksana yang bersangkutan yang telah ditunjuk.

g.      Oleh pelaksana surat ditindak lanjuti sesuai dengan isi disposisi dari pimpinan.

h.      Kemudian, surat yang telah ditindak lanjuti, disimpan beserta lembar disposisinya oleh sekretaris perusahaan.

2.      Prosedur surat keluar

Untuk prosedur surat keluar di PT. DIAMOND RAYA TIMBER adalah sebagai berikut :

a.       Pelaksana meminta konsep kepada pimpinan untuk selanjutnya menindak lanjuti surat tersebut.

b.      Setelah surat tersebut selesai dan tidak ada kesalahan lagi, surat diteruskan kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan berupa tandatangan.

c.       Kemudian  surat dicatat kedalam buku agenda untuk memperoleh nomor surat.

d.      Selanjutnya surat yang telah ditandatangani dan diberi nomor tersebut di fotocopy guna arsip di perusahaan . sedangkan untuk surat yang aslinya, dimasukkan ke dalam amplop dengan rapi untuk selanjutnya dikirim ke tempat tujuan.

PENUTUP

Demikianlah hasil laporan kami, semoga dengan hasil penelitian ini bias memberikan gambaran yang jelas dan gamblang tentang kondisi nyata tentang kegiatan surat menyurat yang terjadi di instansi/perusahaan-perusahaan khususnya di PT.Diamond Raya Timber.

Kami selaku penulis menyadari masih banyak kesalahan dan kekurangan dalam laporan ini, karena itu kami mengharapkan saran-saran yang sifatnya membangun dari pembaca karena itu merupakan modal bagi kami untuk ,eraih kesuksesan.

Pada akhirnya kami sampaikan terimakasih yang sebesar-besarnya pada seluruh pihak yang membantu penyelesaian laporan ini.

Akhirul kalam,

Assalamu’alaikum wr.wb.

Pekanbaru, 15 Oktober 2011

Penyusun

Kritik dan Saran

1.

2.

3.

4.

5.

6.