Perjalanan Dinas

MERENCANAKAN PERJALANAN DINAS

1. Dokumen Perjalanan Dinas

q  Pengertian Dokumen

Beberapa definisi pengertian dokumen :

v  Menurut kamus umum bahasa Indonesia , dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat di pergunakan sebagai bukti atau keterangan

v  Menurut kamus kepegawaian ,dokumen adalah semua catatan tertulis,baik tercetak maupun tidak tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan keterangan yang dipilih untuk dikumpulkan,disusun ,disediakan atau untuk disebarkan

v  Menurut kamus bahasa inggris Webster,dokumen adalah melengkapi keabsahan keterangan seperti surat keterangan,pernyataan dan lampiran lampiran

v  Dapat disimpulkan :

            Dokumen adalah Surat surat atau benda benda berharga yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti keterangan untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

q  Kegunaan Dokumen

Kegunaan dokumen antara lain sebagai berikut :

-          Memberi bantuan informasi tentang isi dokumen

-          Menyiapkan alat bukti

-          Menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen   dan isi dokumen

-          Melestarikan dokumen – dokumen dari kemusnahan

-          Menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan

-          Mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan negara

-          Dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang termuat dalam dokumen

-          Sebagai media komunikasi di internal tim

-          Sebagai catatan historis jalannya Project

-          Sebagai alat bantu untuk melihat kondisi terkini Project

-          Sebagai kontrak legal bila terjadi perselisihan

-          Untuk arsip

-          Untuk menyimpan dokumen yang ukuran nya kecil

q  Dokumen Perjalanan Dinas

Dokumen perjalanan dinas adalah  keterangan – keterangan yang melengkapi perjalanan bisnis/dinas sesuai dengan tempat tujuan dan pekerjaan yang akan dilakukan.

Dokumen perjalana dinas di bedakan menjadi 2 yaitu :

1. Dokumen khusus yang berhubungan langsung dengan tujuan perjalan dinas
2. Dokumen pendukung yang dapat disebut dengan dokumen perjalanan

Macam-macam dokumen perjalanan dinas yaitu :

-          Surat tugas atau surat perintah jalan

-          Pasport

-          Visa, terbagi menjadi 2 macam:

•        Single Entry

•        Multiple Entry

-Fiscal

-Asuransi

-          Yellow Card ( Sertifikat Kesehatan)

-          Rencana perjalanan

-          Jadwal perjalana

-          Peta

-          Petunjuk akomodasi

-          Voucher perjalanan

-          Jadwal bisnis

-          Agenda pertemuan

-          Daftar nama yang akan dikunjungi

Adapun dokumen yang harus dikonfirmasikan biasanya meliputi :

-Tiket

-Salinan rencana perjalanan

-Rencana perjalanan agen perjalanan

q  Persiapan Perjalanan Dinas Keluar Negeri

Adapun dokumen – dokumen yang mutlak diperlukana dalan perjalanan dinas luar negeri adalah :

1. Pasport

Paspor : dokumen resmi yang  dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dari suatu negara yang memuat identitas pemegangnya dan berlaku untuk melakukan perjalanan antar negara.

Isi dari paspor :

•       foto pemegang (passport photo)

•       tanda tangan

•       tempat dan tanggal kelahiran

•       informasi kebangsaan

•       identifikasi individual

•      Jenis-Jenis Paspor

Jenis – jenis pasport  terbagi menjadi :

1. Paspor biasa

Biasanya suatu negara menerbitkan untuk warga negaranya sebuah paspor biasa untuk perjalanan reguler. Di Indonesia paspor ini diberi sampul berwarna hijau dan dikeluarkan oleh Ditjen Keimigrasian, Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia .

2. Paspor diplomatik

Untuk sebagian orang diterbitkan paspor diplomatik guna mengidentifikasi mereka sebagai perwakilan diplomatik dari negara asalnya. Karena itu, pemegang paspor ini menikmati beberapa kemudahan perlakuan dan kekebalan di negara tempat mereka bertugas. Di Indonesia, paspor ini diberi sampul berwarna hitam dan dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri

3. Paspor dinas/resmi

Paspor ini diterbitkan untuk kalangan teknisi dan petugas administrasi dari suatu misi diplomatik seperti kedutaan dan konsulat ataupun bagi pegawai negeri / pemerintah yang sedang melaksanakan tugas ke luar negeri. Pemegang paspor jenis ini mendapatkan beberapa kemudahan yang tidak dimiliki oleh pemegang paspor biasa.

4. Paspor orang asing

Paspor orang asing adalah paspor yang diberikan kepada seseorang yang bukan warga negaranya. Syarat dan ketentuan untuk memiliki paspor jenis ini diatur oleh masing-masing negara. Contoh paspor ini adalah paspor yang dipakai untuk berhaji (paspor coklat), yang dikeluarkan oleh Pemerintah Kerajaan Arab Saudi.

5. Paspor kelompok

Paspor kelompok akan diberikan untuk, misalnya, kelompok perjalanan anak liburan sekolah. Semua anak dalam perjalanan tersebut cukup memiliki sebuah paspor kelompok selama perjalanan liburan mereka berlangsung.

v  Syarat Pembuatan Paspor

Bagi anda yang ingin membuat paspor, maka pada tulisan ini saya ingin berbagi informasi tentang syarat pembuatan paspor. Adapun berbagai syarat-syarat pembuatan Paspor yang harus dipenuhi antara lain adalah sebagai berikut:

1. Datang ke Kantor Imigrasi dengan membawa:
- Kartu Tanda Penduduk (KTP) yang asli beserta foto copynya.
- Kartu Keluarga asli dan Foto Copynya
- Surat Sponsor, atau Surat Keterangan, atau mungkin Surat             Rekomendasi Kerja.
- Materai Rp6000
- Akte Nikah (Bagi yang sudah menikah)
- Surat WNI
- Surat Keterangan Ganti Nama (Bila anda ingin mengganti nama      pada saat pembuatan Paspor)
- Ijazah terakhir.
.

q  Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi suatu Negara tertentu dalam waktu tertentu. Visa ini dapat diperoleh pada konsulat atau keduataan negara yang bersangkutan.

Jenis Visa terbagi dari :

a.  Visa untuk wisatawan    (visitor authorization)

b.  Visa untuk para pelajar  (student authorization)

c.   Visa untuk pegawai        (employment authorization)

Visa terbagi menjadi 2 macam yaitu :

1. Single Entry : visa yang berlaku untuk sekali perjalan masuk ke Negara tertentu

2. Multiple Entry: visa yang dapat masuk ke Negara lain beberapa kali tanpa harus memperbaharui visa tersebut

q  Health certificate adalah sertifikat kesehatan yang diberikan Departemen Kesehatan kepada warga negara yang akan ke luar negeri. Kartu ini menerangkan bahwa si pemegang bebas dari penyakit menular (cacar air, kolera, hepatitis dsb).

q  Fiscal adalah pajak yang harus dikeluarkan oleh warga negara yang akan berangkat ke luar negeri, dipenuhi di lapangan udara pada saat keberangkatan. 

     

2. Pengertian Perencanaan dan Sekretaris

Perencanaan

Perencanaan adalah suatu proses pemilihan dan pemikiran yang    menghubungkan fakta-fakta berdasarkan asumsi-asumsi yang berkaitan dengan masa datang dengan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yang diyakini diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan menguraikan bagaimana pencapaiannya.

Komponen Perencanaan:

1. Bersifat pesimis yaitu berdasarkan atas kepercayaan bahwa apa yang di inginkan tidak akan terjadi
2.  bersifat optimis yaitu berdasarkan atas kepercayaan bahwa sesuatu dapat dilakukan dengan harapan bahwa yang di inginkan akan terlaksana

Sekretaris

Pengertian Sekretaris menurut Prayudi Atmosudirjo adalah “Istilah sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu Secretum yang berati rahasia, dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamakan Secretarium atau Secretarius.

Dalam bahasa Inggris disebut Secretary“

Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinannya dalam memegang rahasia dan menangani pekerjaan kantor serta mengatur pekerjaan rutin di kantor.

Golongan sekretaris dlm organisasi :

A. Berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab sekretaris dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam yaitu:

1. Sekretaris eksekutif

Sekretaris eksekutif adalah sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer karena secara langsung atau nyata menjalankan fungsi manajer eksekutif yang memiliki bawahan.

Sekretaris eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu unit organisasi, contohnya: sekretaris dewan, sekretaris jenderal, sekretaris wilayah, sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris yayasan, dan lain-lain.

2. Sekretaris pribadi

Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk membantu seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasI atau perusahaan tetapi diangkat dan di gaji oleh perorangan

B. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerjanya macam sekretaris dapat dibedakan menjadi 2(dua) macam yaitu:

1. Sekretaris  senior

Sekretaris senior adalah sekretaris yang sudah memiliki banyak pengalaman yang mantap, dapat berdiri sendiri dalam mengatasi masalah yang timbul di dalam pelaksanaan tugasnya.

2. Sekretaris junior

Sekretaris junior adalah sekretaris yang baru memulai kariernya atau baru bekerja dan belum mempunyai banyak pengalaman karena ia baru keluar dari pendidikan sekretaris. Sekretaris junior ini perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang sekretaris senior untuk memperoleh tambahan ilmu dan pengalaman

C. Peranan sekretaris berdasarkan bidang kekhususan dalam pekerjaan spesialisasi

Sekretaris yang sudah mengikuti pendidikan yang khusus dalam bidang-bidang masing-masing, seperti sekretaris dalam bidang kedokteran(medical secretary), bidang hokum(legal secretary), akuntansi(accounting secretary), dan bidang teknik(technical secretary)

3. Menyiapkan Transportasi, Akomodasi dan Keuangan

q  Menyiapkan Transportasi

Macam-macam tranportasi yang di gunakan  :

v   Perjalanan Darat

Perjalanan dinas lewat darat, ada 4 yaitu:     

  a. Perjalanan dinas dengan mobil

            1)    Gunakan peta dan route yang mungkin dipergunakan

            2)    Carilah keterangan mengenai kondisi cuaca di daerah yang          akan dilewati

            3)    Dapatkan konfirmasi mengenai pemesanan kamar hotel

            4)    Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji pertemuan, rapat   yang harus diikuti dan sebagainya, serta nomor telepon dan alamat perusahaan yang akan dikunjunginya

            5)    Cek kembali kelengkapan surat-surat pimpinan

            6)    Kumpulkan dan serahkan kepada pimpinan semua dokumen dan perlengkapan yang diperlukan dalam perjalanan

b. Perjalanan dinas dengan kereta api

            1)  Dapatkan ketegasan dari stasiun kereta api tentang waktu                              keberangkatan kereta dan waktu sampai ke tujuan.

            2)  Dapatkan karcis untuk perjalanan KA,

            3)  Pastikan penjemputan di tempat tujuan

            4)  Dapatkan informasi pemesanan kamar hotel

            5)  Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai                          hotel, janji temu,rapat yang harus diikuti, serta nomor telpon dan         alamat perusahan yang akan dikunjungi.

            6)  Cek dan perikasalah dokumen dan perlengakapan yang  diperlukan pimpinan.

c. Perjalanan dinas dengan Travel

Travel adalah alat transportasi angkutan antar kota yang dikelola oleh   suatu perusahaan Jasa yang melayani konsumen untuk mengantar penumpang sampai tujuan dengan membayar tarif tertentu.

d. Perjalanan dinas dengan Bis

Bis adalah angkutan umum antar kota atau provinsi yang mengangkut penumpang  dari terminal pemberangkatan sampai terminal yang dituju

v    Perjalanan Laut

            Pada zaman sekarang perjalanan dengan menggunakan jalur laut sudah sangat jarang digunakan kecuali jika tempat yang ditempuh harus menggunakan jalur laut. Namun karena Negara kita adalah negara kepulauan. Ribuan pulau tersebar di seantero wilayah Indonesia. Lautan memisahkan satu desa, kabupaten, propinsi dan wilayah di satu pulau dengan pulau lainnya. Transportasi yang menghubungkan antar pulau biasanya berupa jembatan, pesawat udara dan kapal laut.

            Melakukan perjalanan lewat laut dapat menggunakan beberapa fasilitas pelayanan yang disediakn oleh perusahaa armada laut. Seperti halnya Pesawat, Kapal juga memiliki kelasnya seperti Bisnis, Executive atau ekoninomi.

            Sekarang sudah banyak juga layanan Internet yang memberi pelayanan Pemesanan tiket Kapal secara online atau dengan Penyedia pelayanan Tour and Travel. Kita juga bisa mengecek jadwal Pelayaran kapal di Internet.

Berikut adalah gambar Pengecekan jadwal Pelayaran kapal di Internet :

Tentu lain armada kapal, lain juga situs mengecek jadwal pelayaran kapal. Namun kita juga bisa menyakan langsung kepada armada yang kita inginkan melalui alamat telepon atau e-mailnya

v  Perjalanan Udara

Perjalanan Dinas dengan menggunakan jalur udara biasanya dilakukan karena jarak yang jauh.  Namun tentu saja  biayanya menjadi lebih tinggi. Namun bagi Perusahaan yang bonafide ini sangatlah penting untuk meningkatkan prestise perusahaan.

Kelas dalam menggunakan Perjalanan Udara pun juga ditentukan oleh pangkat/jabatan seseorang dalam suatu perusahaan. Bila seorang Direktur/Eselon I memakai kelas Ekonomi tentu saja tidak mungkin, biasanya perusahaan akan memberikan kelas executive atau bisnis, sedangkan untuk pegawai atau staf/ Eselon III mempertimbangkan biaya biasanya akan diberikan kelas eknomi. Namun itu semua tergantung kebijakan perusahaan.

Memesan Tiket pesawat pada zaman ini sangatlah mudah, bisa dilakukan secara ONLINE atau menggunakan jasa Tour and Travel. Tentu saja dalam memakai jasa Tour and Travel biayanya akan lebih mahal lagi namun tentu saja lebih menghemat waktu.

Contoh maskapai penerbangan di Indonesia adalah Garuda, Lion Air, Sriwijaya dan banyak lagi.

Berikut adalah contoh tiket pesawat Maskapai Garuda Indonesia

Dan Berikut contoh ticket pesawat jika kita memesannya melalui Internet/Online

q  Akomodasi Penginapan

Langkah-langkah yang dilakukan dalam mempersiapkan akomodasi penginapan :

1. Pemesanan kamar

       Pemesanan kamar dapat dilakukan melalui alat komunikasi seperti telepon atau facsimili, dilakukan sehari sebelumnya atau memesan langsung apabila kamar yang diinginkan tersedia.  Untuk memudahkan informasi, baik untuk tamu maupun bagian pemesanan kamar, penulisan nama tamu harus baik dan benar karena identitas tamu akan disusun pada rak informasi berdasarkan abjad yang didahului dengan nama akhir (surname) setelah itu barulah nama depan (first name).

  2. Check In

       Check in dilakukan di bagian reservation, yakni jika pemesan telah mengetahui bahwa kamar yang diinginkan tersedia. Pemesan dapat langsung, mengisi reservation card, kemudian pemesan akan diberi keterangan mengenai fasilitas-fasilitas dan sarana dari hotel tersebut, antara lain jenis kamar, tarif, dan kelengkapan fasilitas yang tersedia

3. Cara pembayaran

       Pembayaran dilakukan pada saat check in, berdasarkan jenis kamar yang dipilih dan berapa lama waktu penginapan. Pembayaran ini hanya untuk biaya kamar, sedangkan untuk biaya lainnya, seperti makan akan dibayar langsung pada saat itu juga (selesai makan). Ada pula hotel yang memperhitungkan penginapan lengkap dengan makan dan fasilitas lainnya dimana pembayarannya sekaligus pada saat akan check out.

  4. Check Out.

      Check out pada umumnya dilakukan jam 12.00 hari terakhir dengan memberikan kunci kamar dan pemeriksaan barang-barang yang di bawa. Pada pengurusan check out resepsionist akan menghubungi semua bagian, seperti bar, restoran, untuk mengtahui fasilitas apa saja yang digunakan dan belum di bayar.

q  Mempersiapkan Rencana Keuangan

Alat Pembayaran (Travel Funds) :Uang tunai digunakan apabila pimpinan menghendaki uang tunai selama dalam perjalanan. Pada perjalanan dinas ke luar negeri, sekretaris harus mengetahui mata uang negara yang dituju. Untuk menjaga keamanan pimpinan dalam hal penyimpanan uang tunai dapat digunakan alat pembayaran (travel funds).

1.Uang Tunai. uang yang diterima secara umum sebagai alat pembayaran yang sah. Uang tunai terbagi 2 yaitu:

1. Restitusi biaya pembayaran : uang yang diterima setelah mengadakan perjalanan dinas sebagai pemulihan biaya sesuai dengan pengeluaran yang di buktikan dengan bukti pengeluaran biaya selama dalam perjalanan.
2. Lupsum : uang yang diterima sesuai dengan standar tarif tanpa  memperhitungkan kwitansi, faktur dan bukti pembayaran lainnya.
3. Traveler’s Check. Alat pembayaran yang dikeluarkan bank dalam jumlah nominal tertentu, yaitu $10.00, $20.00, $50.00 dan $100.00. Setiap travelers cheks yang dikeluarkan oleh bank harus ditanda tangani oleh pembeli
4. 3.Letter of Credit (L/C). Alat pembayaran yang dikeluarkan oleh bank apabila seseorang memerlukan dana yang jumlahnya besar selama dalam perjalanan. L/C dikeluarkan atas nama seseorang yang memintanya, dan dengan tanda tangannya ia dapat menukar di bank yang ditunjuk. Setiap pengambilan di bank, bank akan menunjukkan neraca dalam L/C.
5. 4. Credit Card. Kartu yang dikeluarkan oleh bank, hotel, biro perjalanan, perusahaan penerbangan yang memberikan hak kepada pembawa untuk memperoleh barang atau jasa dalam batas nilai tertentu, menurut persyaratan yang ditetapkan.